Orden de compra: todo lo que debes saber

orden de compra

Una orden de compra es un documento utilizado comúnmente en las organizaciones para oficializar la compra de determinados productos. Es decir, por medio de dicho documento queda claro que existe una transacción comercial entre un vendedor y comprador, de ahí la importancia de realizarlo correctamente y diseñarlo con los campos adecuados. 

La gestión de las órdenes de compra generalmente es responsabilidad de los procesos de compras de las empresas, quienes deben asegurar en la “orden de compra” se registre la información acordada con el vendedor (proveedor) en un momento previo de cotización o negociación. 

Ciertos acuerdos deben agregarse en la orden, los cuales son la descripción del producto solicitado, valor unitario, fecha de entrega, fecha de pago, entre otros. Estos elementos se vuelven determinantes para áreas de la compañía como la financiera, de inventarios, almacén o producción. De igual manera, son importantes para quien recibe la orden de compra, pues a partir de este documento se comenzarán a ejecutar acciones para enviar lo que el cliente o comprador requiere, el pago, tiempo de espera o verificar una entrega. 

¿Qué contiene una orden de compra?

Es posible que, por su diseño y contenido, confundamos en ocasiones el documento factura con la orden de compra, por lo cual, debemos tener presente las diferencias entre estos. Así, la orden de compra solo está indicando un pedido, mientras que la factura tiene una validez mercantil y legal para realizar el cobro de un pedido entregado o por entregar. A continuación, los componentes de una orden de compra:

  • Información del comprador y del proveedor
  • Información del producto a comprar
  • Forma de pago
  • Observaciones
  • Autorizaciones

Consideraciones sobre una orden de compra

Principalmente, es un documento primordial con el objetivo de obtener mercancía para nuestro negocio, pero no debemos confundirlo con una factura, pues solo es un papel que estipula las condiciones de una transacción comercial entre dos partes. 

En caso contrario, donde nosotros seamos quién provee de productos a otra empresa, podemos recibir varias órdenes de compra y, si queremos tener un crecimiento exponencial en nuestro negocio, debemos intentar atender todos los pedidos. Es decir, tenemos que contar con los medios para financiar dicha orden con el fin de obtener más ganancias, mantener la rentabilidad, un mejor flujo de caja y ofrecer un servicio de calidad al cliente.

Sin embargo, si no contamos con el presupuesto para cumplir con el pedido, no debemos desanimarnos pues existen empresas de financiamiento que ofrecen la posibilidad de financiar las órdenes de compra de pedidos seguros. Por ejemplo, si somos proveedores del gobierno, la empresa nos ayuda a financiar pues es improbable que el cliente (gobierno) no pague el pedido. 

De esta manera, podemos aprovechar los beneficios de este método de gestión empresarial para pymes pues, inclusive, permite llevar un mejor control y registro del inventario de nuestros productos.Finalmente, es importante saber que este tipo de financiamiento no es un préstamo de dinero, tan solo nos ayuda a poder cumplir con órdenes de compra grandes y con clientes económicamente solventes. Aún con todo ello, es una gran opción si buscamos optimizar los procesos en la empresa pues será la institución financiera quien se encargue del proceso de cobro al cliente.